Einführung der E-Rechnung ab 2025 bis 2027
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
neben weiteren gesetzlichen Veränderungen kommt zum 1.1.2025 die sog. E-Rechnung. Dies ist ein Rechnungsformat, das strukturiert und elektronisch ist und die maschinelle Verarbeitung (auch bei den Finanzämtern) ermöglicht.
Es ist ein Thema, das für uns keinen erheblichen Zusatzaufwand bzw. erhebliche technische Investitionen bedeutet. Es gibt Übergangsfristen, für manche von uns ist es auch überhaupt nicht bzw. nur teilweise relevant, wie Ihr aus dem kurzen Fachbeitrag ersehen könnt. Es ist zudem davon auszugehen, dass bei Rechnungen von Unternehmen, die wir erhalten (z.B. aus Bestellungen), während der Übergangszeit oder auch später noch zusätzliche PDF-Rechnungen versandt werden.
Wir können also entspannt abwarten, bis die ersten Erfahrungen vorliegen. Der BVEP wird sich in 2025 sicherlich erneut mit dem Thema befassen und dann berichten.
Fachbeitrag:
Einführung der E-Rechnung ab 2025 bis 2027
Zeitplan
| Ab Anfang 2025 | Unternehmen jeder Größe müssen von anderen Unternehmen ausgestellte E-Rechnungen entgegennehmen. |
| Bis Ende 2026 | Rechnungen an andere Unternehmen dürfen noch auf Papier ausgestellt werden. |
| Bis Ende 2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen Rechnungen noch auf Papier ausstellen. |
Nur Rechnungen bis zu 250 Euro und Fahrausweise bleiben zwischen Unternehmen dauerhaft auf Papier zulässig.
Was ist eine E-Rechnung?
E‑Rechnungen sind Rechnungen, die in einem vorgegebenem strukturierten und elektronischen Rechnungsformat erstellt, übermittelt und empfangen werden. Sie entsprechen der EU-Norm EN 16931 und ermöglichen die maschinelle Verarbeitung.
Die gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
Achtung: Eine PDF-Rechnung, die per Email versandt wird, gilt nicht als E-Rechnung!
Wer ist betroffen?
Unternehmen zu Unternehmen
E-Rechnungen müssen nur im Geschäftsverkehr von Unternehmen zu Unternehmen erstellt werden. Die Rechnungsstellung an Privatpersonen ist hiervon nicht betroffen.
Kleinunternehmerregelung
Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr einen Umsatz unter 22.000 EUR hatte und dessen Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 EUR liegt. Die Grenzen werden voraussichtlich zum 1.1.2025 auf 25.000 EUR im Vorjahr und 100.000 EUR im laufenden Jahr angehoben. Generell gilt: Kleinunternehmer werden von Verpflichtung E-Rechnungen auszustellen auch nach den Fristen (s. 1. Zeitplan) freigestellt.
Hier können weiterhin Papier und PDF-Format verwendet werden.
Für den Empfang der E-Rechnung von anderen Unternehmen
muss mindestens ein E-Mail-Konto vorhanden sein.
Handling zum Erstellen und Empfang von E-Rechnungen
Empfang von E-Rechnungen
Die E-Rechnungspflicht als Pflicht, E-Rechnungen anzunehmen, gilt für alle Unternehmen. ab dem 1. Januar 2025. Selbst Einzelunternehmer oder Kleingewerbetreibende sind dazu verpflichtet, ihre Buchhaltungsprozesse entsprechend anzupassen, um rechtskonform zu bleiben. Daher sollten sich alle Selbstständigen spätestens jetzt mit den neuen Anforderungen beschäftigen und ihre Rechnungseingangsprozesse entsprechend umstellen. Dabei hilft zum Beispiel der Agenda InvoiceHub, mit dem Unternehmen E-Rechnungen ganz einfach empfangen und archivieren. Dieser ist auch in einer kostenfreien Version erhältlich.
Solltet Ihr ein Buchhaltungsprogramm nützen (z.B. WISO MeinBüro usw.), so ist davon auszugehen, dass sowohl das Erstellen als auch das Lesen, Prüfen und Archivieren der E-Rechnungen damit möglich ist.
Erstellen und Versand von E-Rechnungen
Wer nicht über ein Buchhaltungsprogramm verfügt, für den gibt es kostenfreie Möglichkeiten eine E-Rechnung zu erstellen mit einem sog. „E-Rechnungsgenerator“. So z.B. mit dem kostenfreien Tool PDF 24, mit dem sich bisher PDFs erzeugen und bearbeiten lassen.
Hier ist der link zu dem E-Rechnungsgenerator mit dem Ihr E-Rechnungen erstellen könnt
https://tools.pdf24.org/de/elektronische-rechnung-erstellen
Weitere Informationen zum Thema findet Ihr unter